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So einfach kann Archivieren sein: sicher und systematisch
Wie geht Archivieren richtig? Brauche ich Kartons oder genügen Ordner? Was ist zu beachten, welche Fristen gelten und wie kann ich verhindern, dass Akten sinnlos im Archiv verstauben?
Diese Fragen klären wir im Folgenden und geben Ihnen wertvolle Tipps für systematisches Archivieren. Außerdem helfen wir Ihnen, zu entscheiden, welches Archivierungssystem das beste für Sie ist.
Die wichtigsten Fragen rund ums Archivieren
Welche Dokumente müssen wie lange archiviert werden? Diese und weitere Fragen finden Sie nachfolgend auf einen Blick:
Archivieren meint das kontrollierte und systematische Aufbewahren von Dokumenten und Daten. Der Begriff Archiv kann
- sowohl eine Einheit bezeichnen, in der Archivgut aufbewahrt, benutzbar gemacht und erhalten wird (Archivierung)
- als auch Räumlichkeiten bzw. Gebäude, in denen ein Archiv bzw. Archivgut untergebracht ist (Magazin).
Je nach Unternehmen unterscheiden sich die Dokumente, die in einem Archiv aufbewahrt werden. Im Allgemeinen sind es Unterlagen wie
- Buchhaltung, Steuerunterlagen,
- Verträge, Bestellungen,
- Korrespondenz, Berichte,
- andere interne und externe Dokumentationen,
- Urkunden und Beglaubigungen.
Der Lebenszyklus eines Dokuments umfasst vier Phasen: aktiv, halbaktiv, Archivierung und Entsorgung. Ein Dokument muss für die Dauer des gesamten Zyklus aufbewahrt, verwaltet und zugänglich gemacht werden.
Zwei Rechtsgrundlagen bestimmen die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen: das Steuerrecht und das Handelsrecht.
Die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten werden durch die Abgabenordnung (AO) geregelt, die handelsrechtlichen durch das Handelsgesetzbuch (HBG).
Je nach Dokument gelten unterschiedliche Fristen für die Aufbewahrung: sechs oder zehn Jahre.
Auf einen Blick:
| Frist | Rechtsgrundlage | Dokumente |
|---|---|---|
| 10 Jahre |
§ 147 AO § 14b UStG |
u.a. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Rechnungen, Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union |
| 6 Jahre | § 257 Abs. 1 HGB | u.a. empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen |
Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen gilt es, eine unternehmensinterne Antwort auf diese Frage zu finden. Am besten archivieren Sie nur das, was wirklich nötig ist.
Und dann: Archivieren Sie konsequent! Wenn Sie einmal projektbezogene Unterlagen aufheben, sollten Sie dies künftig bei allen tun. Falls Sie merken, dass ein bestimmter Dokumententyp innerhalb einer bestimmten Zeit nicht mehr relevant ist, können Sie die Unterlagen vernichten und Ihr Archivierungssystem entsprechend anpassen.
Die gängigsten Archivierungssysteme auf einen Blick
Aktenordner, Archivkartons oder Hängemappen – die Wahl des richtigen Archivierungssystems richtet sich in erster Linie danach, wie oft Sie die Dokumente benötigen:
In eine Briefablage werden Dokumente gelegt, die immer wieder gebraucht werden. Für einen guten Überblick sollten sich hier nicht zu viele Papiere ansammeln.
Aktenordner sind gut für Dokumente geeignet, die Sie nicht ständig benötigen und gut sortieren möchten. Mithilfe von Registern lassen sich die Dokumente ordnen.
Hängemappen werden in einem Hängeregistraturschrank aufbewahrt und sind für wichtige Unterlagen geeignet, die im Büro immer wieder verwendet werden.
Kartons sind für diejenigen Unterlagen, die im täglichen Geschäft keine Rolle mehr spielen, aber dennoch aufbewahrt werden müssen (z.B. im Kellerarchiv).Archivierungssysteme für Dokumente
| Hängeregistratur | Aktenordner | Kartons |
|---|---|---|
| Was ist wichtig zu wissen? | ||
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| Wie wird sinnvoll gegliedert? | ||
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| Weitere Vorteile | ||
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| Nachteile | ||
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Archivierungssysteme für Kartons & Co.
Zusätzlich zu den Archivierungssystemen, mit denen Sie Dokumente sauber ordnen und abheften können, stellt sich die Frage, wie und wo Sie all die Kartons und Ordner unterbringen. Dafür kommen folgende Möglichkeiten infrage:
- Aktenschränke
- Regale
- Hängeregistratur
Wie auch bei den vorherigen Ordnungsmöglichkeiten, hängt die Wahl des für Sie passenden Archivierungssystems stark von Ihren Bedürfnissen und Anforderungen ab:
Wenn Sie viele Akten archivieren müssen, sind Regale die beste Lösung, denn sie
- sind kostengünstig
- bieten viel Platz,
- sind übersichtlich und leicht zugänglich
- und leicht erweiterbar.
Die beste Raum-/Platzausnutzung erzielen Sie, wenn Sie einseitige und zweiseitige Regale kombinieren.
Wenn Sie Ihre Dokumente zwar irgendwo ablegen möchten, diese aber jeden Tag im Büro benötigen, eignen sich Aktenschränke besser. Diese können Sie entweder direkt im Büro oder in benachbarten Räumen einrichten. Aktenschränke
- sind schöner (wichtig bei Kundenkontakt),
- abschließbare Türen sorgen für mehr Sicherheit.
Eine Alternative zu Aktenschränken sind Hängeregistraturen, die sich gut mit Schreibtischen kombinieren lassen.
| Aktenschränke | Aktenregale |
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Mit diesen 4 Tipps schaffen Sie sich Ihr eigenes System zum Archivieren von Papierdokumenten
Sie haben noch kein Archiv oder möchten Ihr Archiv optimieren? Mit unseren Tipps klappt es ganz bestimmt!
1. Sinnvolle Kategorien finden
Geeignete Kategorien helfen, zu wissen, wo und wie die Unterlagen einzusortieren sind und wo sie wiedergefunden werden können. Diese Kategorie-Standards, die auch festlegen, wie die jeweiligen Akten oder Dokumente zu bezeichnen sind, können Sie schriftlich in einem sogenannten Aktenplan festhalten. Mögliche Kategorien können sein:
- chronologisch nach Zeit
- nach Inhalten und Themen
- nach Wichtigkeit
- nach Personen (z.B. Kundenname)
- nach Projekten
Die Bezeichnung kann beispielsweise alphabetisch, numerisch oder aus einer Kombination aus beidem sein. Der Kundenname könnte vorne angestellt werden, dann folgt die Abteilung usw.
Dabei ist es wichtig, klare Standards einzuhalten und Doppelbenennungen zu vermeiden. Sonst verlieren Sie schnell den Überblick, welche Unterlage aktuell ist.
Und: Nicht alles muss immer archiviert werden. Überlegen Sie sich vorher genau, welche Dokumente noch sinnvoll sein könnten und welche ohne Archivierung entsorgen können. Ansonsten kann ein „Frühjahrsputz“ im Archiv helfen, alte unnötige Dokumente ausfindig zu machen und in den Papierkorb zu befördern.
2. Einen Beauftragten bestimmen
Je nachdem, wie viel und wie oft in Ihrem Unternehmen archiviert wird, kann es sinnvoll sein, dafür einen Beauftragten zu bestimmen, anstatt jeden Mitarbeiter archivieren zu lassen. Beispielsweise kann pro Abteilung
- die Assistenz
- bzw. das Sekretariat
- bzw. der Abteilungsleiter
beauftragt werden. So stellen Sie sicher, dass das Archivieren einheitlich gehandhabt wird und kein Durcheinander entsteht.
3. Digital dokumentieren
Um ein langes Suchen – und damit das nervige Kramen im Archiv zu vermeiden – können Sie alle Archiv-Dokumente mithilfe einer Excel-Liste digital auf dem PC dokumentieren. Dabei können Sie beispielsweise den zugehörigen Karton und das jeweilige Regal mit Nummer und Standort vermerken.
So finden Sie Ihre Dokumente im Archiv nicht nur schneller wieder, sondern haben auch einen guten Überblick darüber, was in Ihrem Archiv aktuell so schlummert.
4. Verfallsdatum festlegen
Am besten definieren Sie vorab schriftlich genau, welche Dokumente Sie wie lange aufbewahren möchten. Wenn Sie ein Dokument, einen Ordner oder einen Karton ins Archiv geben, schreiben Sie das „Verfallsdatum“ direkt mit drauf. So lässt sich am Ende dieser Frist das jeweilige Archivgut schneller entsorgen.
Für das Entsorgen empfiehlt sich ein fixer Entsorgungstermin, an dem alle abgelaufenen Akten – am besten von einer eigens dafür zuständigen Person – vernichtet werden.
Gerne unterstützen wir Sie mit einer Beratung:
